U zadnje vrijeme event industrija se suočava s ulaskom u potpuno novu fazu organizacije događanja – sve je više hibridnih i potpuno online evenata koji od organizatora zahtijevaju da se educiraju u pogledu adekvatne vrste i načina događanja, troškova, potrebne opreme, komunikacije sa sudionicima i sponzorima i sl.
Tehnologija je neodvojivi dio svakog događanja – bilo da su vam potrebna dva zvučnika i mikrofon ili kompleksno rješenje koje uključuje režiju i opsežnu listu komponenata.
Kao i u svakom drugom poslu, vjerujemo da je najljepše raditi sa ljudima koji vas razumiju i koji pričaju „vaš jezik“ te u koje možete imati povjerenja (makar ne razumjeli u potpunosti što ti ljudi rade).
Kako bismo vam pomogli da se probijete kroz šumu informacija o dostupnim tehnologijama, odlučili smo za vas kreirati seriju blog postova kroz koje možete saznati sve vrijedne i korisne informacije koje će vam pomoći u vašem poslu (koji je ionako dovoljno stresan), odnosno da organizirate događanje koje odgovara prigodi koju želite obilježiti.
Krenimo od raznih vrsta događanja s kojima se možete susresti u online okruženju:
Hibridni događaj – izložba, konferencija, seminar, radionica ili neka druga vrsta događanja za koje je karakteristična kombinacija sudionika koji program prate uživo i oni koji program prate putem neke online platforme koju je organizator odabrao kao adekvatnu.
Uz rastuću popularnost i isplativost virtualnih/online događaja, hibridni događaji postali su popularan način povećanja sudjelovanja u tradicionalnim događajima uz relativno nisku cijenu. Njihov benefit očituje se i u činjenici da ponekad ljudi ne mogu prisustvovati nekom događanju zbog udaljenosti, ograničenih mogućnosti putovanja i sličnih razloga ili onog najaktualnijeg – globalne pandemije koja ograničava kako broj sudionika, tako i mobilnost potencijalnih sudionika događanja.
Streaming – slušanje glazbe ili gledanje video zapisa u ‘stvarnom vremenu’ umjesto preuzimanja datoteke na računalo i naknadnog gledanja. Web prijenosi događaja uživo omogućavaju da korisnik kontinuirano prati tok podataka koji se prikazuju, odnosno reproduciraju.
Webinar – virtualni seminar na određenu temu na kojoj ‘domaćin’ obično drži predavanje ili demonstraciju. Ovo je trenutno najučestaliji format online eventa, a prikladan je ukoliko želite doseći veću publiku koja može postavljati pitanja putem chata ili mikrofona. Postoji još niz mogućnosti i alata vezanih uz webinar, a one ovise o platformi/softveru koji ste odabrali (Zoom, Teams, Webex i dr.)
Online trening/radionice – sesije na kojima polaznici uče vještinu ili završavaju tečaj ili certifikat. Trener može imati interakciju jedan-na-jedan sa polaznikom, rješavati upite putem pitanja i odgovora uživo, dijeliti sadržaj putem zaslona i još mnogo toga. Također omogućava studentima da pohađaju internetske satove koji nude videozapise s porukama, vježbe i testove.
Video sastanci/konferencije – događanja koja okupljaju manje grupe sudionika (do 300 osoba), moderatora i govornike te omogućuju dvosmjernu komunikaciju putem audio/video veze u stvarnom vremenu. Konferenciju može voditi moderator s više govornika, organizirati nekoliko sesija i panela, između kojih mogu biti pauze za marketinške promocije i slično. Mogućnosti su velike no ovise o alatima koje pruža određena platforma (provedba anketa, ispita, naknadne statistike i dr.).
Virtualna događanja – lansiranje proizvoda, ideja i cjelokupnog konferencijskog sadržaja na platforme koje pružaju virtualno okruženje koje se može proširiti na više lokacija istovremeno. Omogućuje umrežavanje s poslovnim partnerima i dobivanje povratne informacije od kupaca.
Vjerujemo da ste za većinu ovih vrsta online događanja čuli ili ste na nekima od njih i sudjelovali. No, kada se nađete u ulozi organizatora, priča postaje malo kompliciranija. U nastavku slijedi top 7 pitanja koje nama klijenti često postavljaju, odnosno pitanja koja sama sebi postavljate kada krenete razmišljati o online / hibridnim događanjima – i naši odgovori na njih:
- Koju platformu i vrstu eventa odabrati?
Vrsta eventa (a samim time i odabir platforme) ovisi o:
- Broju i vrsti sudionika (zaposlenici, poslovni partneri, stručni uzvanici)
- Je li privatan (zatvorenog tipa, samo za sudionike sa posebnim linkom i podacima za logiranje) ili javan event (streaming dostupan široj skupini ljudi, odnosno sudionicima koji se ne trebaju nužno niti registrirati da bi pristupili sadržaju )
- Lokacija (nema lokaciju, ima jednu / ima više lokacija..?)
- Budžetu organizatora
2. Koliko je zahtjevno organizirati online event?
Online event prije svega, jednostavnije je organizirati nego “klasični” event, budući da nije potrebno brinuti o:
- Transferima, putnim troškovima i troškovima smještaja za uvažene goste ili govornike
- Razmještaju i broju stolica, poklonima i cateringu / pauzama / lunch break-u za sudionike
- Sponzorskim zonama
- Organiziranju after party-a i angažiranju DJ-a i šankova 🙂
- Hostesama / volonterima / registracijskom pultu
- i sl..
Ono o čemu trebamo brinuti jest lokacija održavanja, kvalitetna tehnička oprema i podrška te stabilan i brz pristup internetu. Kod online događanja ćemo imati mogućnost i više sredstava uložiti u što kvalitetniji program i govornike te osmisliti interaktivne sponzorske aktivacije.
3. Za koji broj sudionika mogu organizirati ovakve evente?
Dobra stvar je što se, u odnosu na klasične evente, online event može organizirati za velik ili neograničen broj sudionika. Gotovo sve platforme za online evente pružaju mogućnost sudjelovanja većeg broja ljudi, a same platforme i vrsta online događaja određuje pojedine mogućnosti za svakog sudionika.
Broj sudionika je bitan kod zakupa paketa online platformi. Osnovni paketi su cijenom najpovoljniji no pružaju mogućnost sudjelovanja do 100 uzvanika (Zoom, Webex), 150 (Meet) te 300 sudionika (Teams). Osnovni paketi su osim u broju sudionika ograničeni i ponekim opcijama kao što su kontrola audio/video postavki sudionika i druge mogućnosti.
Sudionici se u gotovo svim oblicima online evenata dijele na domaćine, goste, predavače i moderatore. Svaka od platformi za određeni tip događaja, pruža slične mogućnosti za pojedinu grupu sudionika pa tako domaćin ima najšire ovlasti poput ‘promocije’ gosta u predavača, stišavanje zvuka pojedinih sudionika i slično.
Svakako bitna informacija je također jednosmjerna i/ili dvosmjerna komunikacija koje su specifične za određen tip online evenata. Primjer: streaming (jednosmjerna komunikacija), webinar (dvosmjerna komunikacija).
Dvosmjerna komunikacija omogućava da više ljudi komunicira uz zvuk i sliku sa svojih kamera i mikrofona, dok jednosmjerna podrazumijeva da govornik komunicira, a drugi imaju samo mogućnost gledanja i slušanja bez uključivanja.
4. Mogu li se online događanja naplaćivati sudionicima?
Naravno, kao i kod događanja uživo – postoje događanja za koja je ulaz besplatan te ona za koja se naplaćuju kotizacije. Na vama je da odaberete hoćete li sudionike registrirati samo kao vid kontrole i evidencije ili će registracija sudionika biti podloga za naplatu kotizacije.
Registracija sudionika, njihova uloga u samom događanju (mogućnost interakcije publike i govornika) te izvještaj (vrijeme prijave, period sudjelovanja i slično) ovise o mogućnostima odabrane platforme i paketa unutar iste.
Online platforme nude mogućnost integracije servisa za naplatu (PayPal, WSpay, CorvusPay i drugi) pri čemu opcije ovise o samom servisu za naplatu. Putem servisa moguće je naplaćivati sudjelovanje na online događaju, naplata sponzorskog dijela pojavljivanja, prezentacije proizvoda, pregled snimljenih predavanja na zahtjev te sve druge opcije koje ste do sada koristili u organizaciji klasičnih događaja.
5. Što mi je potrebno od tehničke opreme?
Uz online ili desktop platformu, profesionalna audio, video i rasvjetna oprema svakako je nužna kako bi online događanje pružalo jednako dobar osjećaj kao da su sudionici uživo prisutni. Potrebna oprema ovisi o željama, idejama i mogućnostima organizatora. U tom smislu, i tehnička oprema može uključivati neki jednostavniji komplet (kamera, mikrofon i manja video režija) pa sve do kompleksnijih izvedbi s profesionalnim audio i video mikserima i režijom, rasvjetom i brendingom prostora i dr.
Npr. Auto show ili Sajam poljoprivredne opreme u Gudovcu gdje se predstavljaju vozila, oprema i sl. zahtjeva veću AV produkciju kako bi se postigla svrha (prezentacija proizvoda ili usluge).
Što zapravo želimo reći – kao i kod klasičnih evenata, i kod online evenata ćete prvo definirati lokaciju, program, ciljani broj sudionika, popratnih aktivnosti i dr., a zatim će se ovisno o potrebama vašeg eventa definirati i potrebna oprema koja će osigurati da cijeli event bude besprijekorno izveden i da se stupanj rizika od eventualnog zakazivanja opreme ili pucanja internet veze svede na minimum.
6. Postoje li mogućnosti sponzoriranja online događanja?
Sponzori, pokrovitelji i partneri, sastavni su dio svih događanja, bilo da se radi o promociji proizvoda ili se događaj konkretizira kroz teme u kojima sponzor prepoznaje mogućnost svoje prezentacije. Zapravo, teško da se više možemo sjetiti događanja koje nema inkorporiranog partnera ili sponzora projekta, zar ne?
Upravo iz tog razloga, platforme i paketi unutar istih te tehnička oprema omogućuju željeno pojavljivanje organizatora i sponzora kroz cijeli koncept događaja.
VIRTUALNA DOGAĐANJA
Sve online platforme nude mogućnost sponzoriranja i ostale marketinške pogodnosti, no virtualni događaji/sajmovi su kao stvoreni za sponzoriranje i direktnu prezentaciju te prodaju proizvoda.
Virtualne konferencije na određenu temu organiziraju se u 3D sučelju. Avatar sudionika smješten je u virtualni 3D prostor gdje ima mogućnost sudjelovanja na raznim izlaganjima i panelima, no jednako tako, posjećuje virtualne štandove i reklame te preko chata ulazi u komunikaciju sa prodavačem, sponzorom, izlagačima koji na taj način prezentira svoju uslugu i/ili proizvod.
7. Koliko košta organizacija online događanja?
Trošak organizacije i provedbe online događaja svakako je niži od klasičnih događaja/konferencija koje zahtijevaju fizičku prisutnost sudionika. On ovisi o platformi i modelu online događaja koji želite organizirati, zatim o broju sudionika, lokaciji, dostupnoj internetskoj vezi, tehničkoj audio i video te rasvjetnoj opremi i sl.
Ako ste pročitali sva prethodna pitanja i odgovore, vjerujemo da ste dobili barem malo bolju sliku o organizaciji online evenata. Kao i kod svakog drugog oblika događanja, možete nam se obratiti s unaprijed određenim budžetom kojeg ste predvidjeli te nam prezentirate što želite postići s konkretnim eventom ili krenite od svojih ciljeva, a nama prepustite da nađemo najbolje rješenje za vaš uspješan event.